Introdução
Esta documentação orienta a rotina de uso do FOX, desde o primeiro acesso até o acompanhamento diário de faturas e alertas.
Ajudar a equipe a padronizar cadastros, reduzir pendências e tratar faturas sem vínculo antes do vencimento.
O que é o FOX
O FOX é uma plataforma para gestão de concessionárias, faturas, documentos e alertas de condomínios. Ele centraliza recebimento, leitura, vínculo e acompanhamento das contas.
- Organiza concessionárias por condomínio.
- Identifica faturas recebidas por e-mail ou upload manual.
- Gera alertas quando uma conta esperada ainda não foi vinculada.
- Apoia auditoria de valores, vencimentos e documentos.
Primeiro acesso
Ao receber o acesso, entre com o e-mail cadastrado e a senha temporária informada pela administração do sistema. Após o login, revise seus dados e altere a senha quando solicitado.
Confirme se o seu perfil possui acesso aos módulos necessários e se os condomínios esperados aparecem na sua carteira.
Login e segurança
Use credenciais individuais. Não compartilhe senha entre usuários, pois as ações de vínculo, upload, resolução de alertas e alterações de cadastro ficam registradas para auditoria.
- Finalize a sessão ao usar computadores compartilhados.
- Solicite redefinição de senha se perder o acesso.
- Reporte imediatamente acessos indevidos ou permissões incorretas.
Visão geral do painel
O painel resume o estado operacional do sistema. Ele mostra indicadores de condomínios, faturas recebidas, documentos críticos, leituras individualizadas e pendências abertas.
Módulo de Concessionárias
O módulo de Concessionárias concentra as contas esperadas de cada condomínio. Nele é possível consultar, cadastrar, editar e acompanhar o vínculo das faturas.
- Use vencimento previsto para organizar a rotina mensal.
- Mantenha código de identificação e tipo da concessionária sempre atualizados.
- Informe débito automático corretamente, pois isso altera a régua de alertas.
Cadastro de condomínios
O cadastro do condomínio define nome, número, carteira, síndico e permissões de visualização. Essas informações são usadas nas listas, filtros e alertas.
Cadastre o condomínio uma única vez e mantenha a numeração oficial para evitar duplicidade nas listas e nos filtros.
Cadastro de concessionárias
Cada concessionária deve estar vinculada a um condomínio e possuir tipo, código de identificação, vencimento previsto, valor médio e indicação de débito automático.
- O código de identificação ajuda o sistema a reconhecer a conta.
- O vencimento previsto alimenta o Controle Diário e os alertas de falta de conta.
- O valor médio serve como base para alertas de variação fora do padrão.
Recebimento de faturas por e-mail
Quando configurado, o sistema recebe faturas automaticamente por e-mail, lê os anexos e tenta vincular cada conta ao condomínio e à concessionária correspondente.
Se uma fatura chegar por e-mail mas não for vinculada automaticamente, ela deve ser revisada para confirmar código, vencimento e arquivo PDF.
Upload manual de faturas
O upload manual permite cadastrar uma fatura quando ela não chegou pelo fluxo automático. Ele pode ser iniciado no Dashboard, Status de Contas, Controle Diário ou Central de Alertas.
Leitura e extração de dados
Após receber o PDF, o sistema extrai dados como vencimento, valor, código da conta e identificadores do documento. Revise os dados extraídos sempre que a confiança da leitura for baixa.
- Confirme vencimento e valor antes de concluir o cadastro.
- Prefira arquivos PDF legíveis e desbloqueados.
- Use observações quando houver divergência tratada manualmente.
Histórico de faturas
O histórico mantém as faturas vinculadas por condomínio, concessionária, mês de vencimento e vencimento real. Ele é usado para comparação de valores e auditoria de recorrência.
Alertas e inconsistências
A Central de Alertas apresenta pendências como falta de conta, duplicidade, variação de valor, vencimento inesperado e arquivos que precisam de revisão.
Ao cadastrar uma fatura manualmente ou receber uma fatura automática corretamente vinculada, os alertas correspondentes deixam de representar uma pendência ativa.
Faturas ausentes
Uma fatura é considerada ausente quando existe uma concessionária cadastrada para aquele condomínio e vencimento, mas nenhuma fatura foi vinculada no mês de vencimento selecionado.
- Contas em débito automático geram aviso principal antes do vencimento.
- Contas sem débito automático exigem acompanhamento mais próximo nos dias anteriores ao vencimento.
Faturas duplicadas
Duplicidades ocorrem quando mais de uma fatura parece representar a mesma conta, condomínio e vencimento. Avalie os PDFs e mantenha apenas o registro correto vinculado.
Faturas fora do padrão esperado
O sistema compara valores recebidos com o histórico da concessionária. Variações relevantes geram alertas para revisão antes da quitação ou encaminhamento.
Permissões de usuários
As permissões controlam quais módulos e condomínios cada perfil pode acessar. Perfis operacionais devem visualizar apenas os condomínios sob sua responsabilidade.
- Admin: acesso amplo às configurações e cadastros.
- Gerência e supervisão: acompanhamento, filtros e gestão operacional.
- Comercial: mesmo alcance operacional da gerência, com escopo próprio de carteira.
- Assistente e concessionárias: rotina diária de contas e vínculos permitidos.
Boas práticas de uso
- Trate diariamente contas sem vínculo no Controle Diário.
- Cadastre vencimento previsto por dia e mês de vencimento, sem depender de referência por nome.
- Revise alertas antes de descartar uma pendência.
- Mantenha PDFs originais anexados ao histórico da fatura.
Dúvidas frequentes
A fatura foi cadastrada, mas o alerta continua aberto. O que fazer?
Atualize a página e confira se a fatura está vinculada à mesma concessionária e ao mesmo mês de vencimento do alerta. Se o vínculo estiver correto, acione o suporte.
Posso cadastrar uma conta sem PDF?
O ideal é manter o PDF anexado para auditoria. Quando houver exceção operacional, registre observação clara sobre o motivo.
Por que uma conta não aparece no Controle Diário?
Verifique se a concessionária possui vencimento previsto no dia selecionado, se pertence ao mês de vencimento filtrado e se ainda não há fatura vinculada.
Quem pode alterar permissões?
Somente usuários com perfil administrativo ou autorização equivalente devem alterar perfis, carteiras e acesso a condomínios.
Suporte
Quando precisar de ajuda, informe condomínio, concessionária, vencimento, mês de vencimento, código de identificação e o que foi tentado. Esses dados aceleram a análise.